Pour calculer le prix de vente et d’achat d’un spectacle, plusieurs coûts sont à calculer. Parmi eux, les frais de VHR (sigle pour Véhicule, Hébergement, Restauration) désignent les dépenses liés au déplacement. Les VHR regroupent les coûts de transport des décors, du matériel technique et de l’équipe (artistes entre autres), l’hébergement de l’équipe et les repas.
Les frais de VHR sont pris en charge par le client.
Dans le cadre d’une tournée , d’un festival (par exemple le OFF d’Avignon) ou d’une représentation, vous jouerez probablement parfois votre spectacle loin de la ville où est basée votre compagnie. Il sera impératif de correctement évaluer les VHR qui pèseront lourd dans le prix de votre spectacle.
Attention, même si vous jouez dans le même département, ne négligez pas les VHR, qui peuvent changer la facture à long terme.
Comment chiffrer les VHR lors du devis ?
Dans le cadre de votre négociation avec une salle de spectacle, vous rédigerez souvent votre devis plus d’un an avant la date de représentation.
Chaque ligne de dépense VHR peut donc poser question pour son chiffrage. Comment estimer au plus juste ?
- Le train : prenez une hypothèse moyenne haute des prix que vous trouvez en ligne.
- La location de camion : après avoir comparé les tarifs, n’hésitez pas à demander l’ouverture d’un compte professionnel. Il vous donnera des avantages de prix et des facilités logistiques et de paiement. Attention : pensez bien à prendre en compte les kilomètres supplémentaires par rapport aux forfaits donnés par jour de location.
- L’essence et les péages : le site Mappy est très pratique pour faire des estimations. Pensez à choisir le bon véhicule dans “Mes options” et à faire attention au prix de l’essence (on sait qu’il peut être très instable donc prenez une option pessimiste).
- L’hébergement : voyez avec le théâtre s’ils n’ont pas des conseils → ils connaîtront toujours mieux que vous les possibilités environnantes.
- Les repas : souvent pris en charge par le théâtre le jour J, n’oubliez pas ceux à prendre sur le trajet par l’équipe.
Vous pouvez consulter le site de l’URSSAF qui vous donne les montants que vous pouvez accorder aux salariés pour les repas et l’hébergement. Cela peut faire une bonne base pour calculer vos VHR.
Notre conseil n°1 : Anticiper pour économiser
Les représentations sont généralement vendues au moins 9 mois avant le jour J. Comme pour vos voyages personnels, plus vous achetez en amont, moins c’est cher !
N’hésitez donc pas à vous mettre des rappels pour l’ouverture à la vente des billets de train. N’hésitez pas non plus à contacter les hôtels pour essayer d’avoir des prix de groupe.
Il peut évidemment se poser une question de trésorerie, mais l’économie pourrait être substantielle par rapport au budget que vous avez validé avec le client.
Conseil n°2 : Estimer les VHR dès la création du spectacle
Cela peut vous paraître étonnant ou difficile à faire, mais c’est réellement une question qu’il faut se poser avec l’équipe créative au moment de la conception. Il faut savoir que le coût des VHR peut parfois faire doubler le devis que vous allez effectuer. Le nombre de personnes présentes en tournée est donc déterminant pour vendre ou non le spectacle, au-delà même des salaires à payer.
Même si vous êtes une jeune compagnie et que vous imaginez vous dégager des salaires minimums pour la première année de tournée par exemple, il faudra quand même payer des billets de train, des nuits d’hôtels, des repas. Et le total change forcément si vous êtes 3, 7 ou 15 personnes en tournée.
Tous les spectacles ne peuvent pas se faire comme un seul.e-en-scène, et il y a une vraie frustration à voir le nombre de personnes au plateau diminuer au fur et à mesure des années. Mais les raisons sont réelles. Nous vous conseillons de ne pas être trop en décalage avec la réalité au risque de ne pas pouvoir vendre votre spectacle, aussi excellent soit-il.
Cette gestion des VHR est donc une question capitale qu’il faut anticiper et réfléchir afin de permettre à vos spectacles de se vendre le mieux possible. Il est aussi important de prendre le temps nécessaire pour les gérer parce qu’au final, ce seront les artistes et les techniciens qui vont bénéficier de cette organisation. Et il faut en prendre soin.
Chez Compote de Prod, nous créons, produisons et accompagnons des spectacles vivants. Nous sommes là pour vous guider, notamment pour organiser vos tournées, n’hésitez pas à nous solliciter. En attendant de découvrir vos merveilleux projets, bon courage et belle création !
Partagez cet article !
Suivez Compote de Prod sur les réseaux sociaux
Laisser un commentaire