Avignon ? Je suis laaaarge ! Le Festival OFF d’Avignon 2020 se déroulera du 3 au 26 juillet. C’est à dire dans moins de 6 mois à la date de l’écriture de cet article. Si vous prévoyez d’y jouer votre spectacle, vous disposez du temps nécessaire pour préparer au mieux votre mois de scène. Mais il n’y a pas de quoi traîner non plus. Chez Compote de Prod, on a plusieurs festivals à notre actif, alors on vous a concocté une To-Do List concrète et objective. Au boulot !

1 – Signer son contrat avec la salle de spectacle

Là, on est sur de l’ultra-prioritaire. Sceller définitivement les termes de votre accord avec une salle devrait normalement être déjà fait. La plupart des salles ont déjà booké leur programmation depuis fin novembre. Si vous hésitez encore, décidez-vous.

2 – Envoyer sa fiche technique à la salle de spectacle

La fiche technique contient tous les détails techniques et logistiques de votre spectacle: son, lumière, matériel divers. Vous y détaillez les particularités de votre décor et donnez la liste du matériel que vous êtes en mesure d’apporter et ce que le théâtre doit vous fournir. Le Centre National de la Danse a rédigé une méthodologie détaillée de la fiche technique. Plusieurs exemples de fiches techniques de spectacles sont disponibles en ligne. En voici deux: celle d’une pièce de théâtre et celle d’une comédie musicale.

3 – Boucler ses demandes d’aides financières

Nous vous conseillons d’anticiper au maximum votre budget. A moins que vous disposiez de suffisamment de fonds propres pour financer un mois de Festival OFF d’Avignon, vous allez sûrement faire appel à des financements extérieurs. Différentes aides publiques existent pour le spectacle vivant comme pour les créations culturelles en général. Pour y avoir droit, vous devrez monter des dossiers et patienter plusieurs semaines. Si ce n’est pas déjà fait, bouclez votre dossier et déposez-le rapidement.

4 – S’assurer des disponibilités de son équipe

C’est le moment de contacter toute votre équipe artistique comme technique pour s’assurer de leur présence en juillet et en amont, selon leur mission. Maquilleur.ses, régisseur.ses, n’oubliez personne. Prévoyez que vous aurez besoin d’eux parfois des semaines avant la première représentation, par exemple pour l’équipe qui gère la communication. Envoyez-leur un planning personnalisé qui précise les dates et les heures auxquelles leur présence est nécessaire. On vous conseille de régler ça par un contrat de travail.

5 – Trouver son logement

Avignon voit sa population se multiplier par 6 pendant le Festival, pour atteindre 600.000 personnes. Les logements deviennent des biens précieux qui s’arrachent parfois à prix d’or. C’est encore plus le cas si vous voulez loger «intra-muros» c’est à dire dans le centre-ville délimité par des remparts, là où se joue l’immense majorité des spectacles. On vous conseille donc de vous y prendre tôt. Loger dans un endroit bien placé, confortable et suffisamment spacieux peut tout changer quand vous accumulez de la fatigue (et ce sera le cas). Regardez sur les plateformes habituelles ou sur le site du OFF.

6 – Prendre ses billets de train

Comme pour le logement, mieux vaut s’y prendre tôt pour ne pas voir l’addition grimper et les options fondre comme neige au soleil. Gardez en tête que vous allez devoir réserver des billets pour plusieurs personnes. Une fois réglé le point 4 (vérifier la disponibilité de votre équipe), occupez-vous du transport.

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7 – Démarcher des hôte.sse.s de billetterie

Voilà le genre de détail auquel on ne pense pas toujours. Selon le lieu où vous jouerez, vous allez devoir assurer la billetterie. Et ni les comédiens, ni la régie, ni la plupart de l’équipe ne pourront vous dépanner car ils seront en plein rush de préparation avant le début du spectacle. Peut-être une personne de votre équipe peut-elle se libérer ? Un comédien remplaçant ? Un ami ? C’est le moment de réfléchir et de sonder les volontaires. Il faut trouver une personne capable de gérer une caisse et de renseigner le public. Sinon, vous allez peut-être devoir embaucher quelqu’un.

8 – Démarcher un.e chargé.e de diffusion

La.le chargé.e de diffusion est un ambassadeur de votre création. Sa mission principale est de vendre votre spectacle, de nouer des partenariats pour qu’il soit joué dans des salles et théâtres. D’une manière générale, un.e chargé.e de diffusion vous aide à promouvoir votre spectacle. Commencer à travailler avec lui quelques mois avant le Festival OFF d’Avignon lui permettra d’anticiper au mieux sa méthodologie pour rentabiliser votre mois de représentations. C’est aussi souvent cette personne qui pilote la communication d’un spectacle.

9 – Commencer à réfléchir à la communication

Catalogue, affiche, flyers, réseaux sociaux… Soigner votre communication vous permettra de vous démarquer dans la jungle du OFF. Suivez nos quatre astuces pour réussir sa com’ au Festival OFF d’Avignon.