Organiser une tournée de spectacle pourrait être comparable à la préparation d’un grand voyage avec toute une équipe d’artistes et de technicien.ne.s. Mais en lieu et place de simples valises, imaginez-vous jongler avec des décors, des costumes et des instruments de musique, tout en vous assurant que tout le monde arrive à temps pour chaque représentation.

Dans cet article, nous explorerons l’importance de la gestion logistique dans le succès d’une tournée de spectacles. Nous nous baserons sur notre expérience de 10 ans de tournées pour vous présenter nos meilleurs conseils pratiques.

1 – Créez un plan de tournée solide

Commencez par établir un plan détaillé de votre tournée, incluant les dates, les lieux de représentation et les déplacements entre les différentes villes. Assurez-vous d’avoir une vision claire de votre emploi du temps pour éviter les conflits de calendrier. Transmettez les dates de représentation (même lorsque celles-ci sont encore à l’état d’options) à vos équipes artistiques et techniques dès que possible pour bloquer les calendriers de chacun.e.

2 – Gestion des Transports

Le choix du mode de transport dépendra souvent de la distance entre les différents lieux de représentation et du nombre de personnes à transporter. Le train reste souvent la solution la plus économique et écologique. Réservez les billets de train à l’avance pour obtenir les meilleurs tarifs et coordonnez les horaires de voyage avec le calendrier des représentations. Utilisez des alertes sur le site de la SNCF pour être informé.e de la mise en ligne des billets et bénéficiez de tarifs avantageux pour les groupes (à partir de 10 personnes). N’hésitez pas également à demander à vos artistes et technicien.ne.s s’iels possèdent une carte avantage, afin de profiter des tarifs réduits !

3 – Gestion du Matériel

Élaborez une liste exhaustive de tout le matériel nécessaire pour les représentations, incluant les décors et accessoires, les costumes, l’équipement technique, les instruments de musique, etc. Assurez-vous que tout le matériel est en bon état de fonctionnement et prévoyez des solutions de secours en cas de panne ou de dommage pendant la tournée. Créez des plans de rangement pour votre camion et des fiches détaillées pour gagner du temps lors des chargements et déchargements.

4 – Gestion de l’Hébergement et de la Restauration

Une équipe reposée et en bonne santé est la grande clef de la réussite. Ne négligez pas les temps de repos et de restauration ! Réservez à l’avance des hébergements pour toute l’équipe et envisagez des options économiques telles que la préparation de paniers repas ou la livraison de repas. Demandez aux salles qui vous accueillent des recommandations pour des restaurants environnants, en tenant compte des besoins spécifiques de chacun.e (allergies, intolérances, régimes, préférences…) : vous pouvez résumer ces informations dans un tableau excel, remis à jour chaque saison.

5 – Coordination de l’Équipe

Mettez en place un système de communication clair, tel qu’un groupe WhatsApp ou autre plateforme en ligne, pour partager vos feuilles de route, des mises à jour, des changements de dernière minute et des informations importantes avec toute l’équipe. Répéter les informations est souvent bénéfique, même si cela peut paraître laborieux.

6 – Gestion Technique

Pour une tournée de spectacle sans accroc, maîtriser sa fiche technique est essentiel. Assurez-vous que toute votre équipe connaît les besoins précis du spectacle. Travailler en étroite collaboration avec la personne chargée de la direction technique de la salle est également crucial. Communiquez avec elle en amont et quelques jours avant la représentation pour garantir que tout soit prêt à temps. En planifiant en avance et en communiquant efficacement, vous vous assurez que chaque spectacle se déroule sans problème.

7 – Gestion des Imprévus

Restez flexible et réactif.ve face aux imprévus. Mettez-vous des alertes sur l’actualité des transports et prévoyez une enveloppe budgétaire pour faire face à d’éventuelles solutions de secours.

En conclusion, pour gérer efficacement la logistique d’une tournée, il faut être organisé et anticiper chaque étape, tout en restant souple et prêt.e à faire face aux suprises de dernière minute. En planifiant soigneusement chaque aspect de la tournée, en coordonnant étroitement l’équipe et en anticipant les imprévus, vous pouvez contribuer à assurer que tout se déroule aussi bien que possible.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez vous faire accompagner par Compote de Prod pour la production de votre spectacle !

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