Compote de Prod accompagne vos projets de spectacles, de votre première idée créative jusqu’au bilan financier ! Aujourd’hui nous allons parler budget prévisionnel, et revenir sur 5 erreurs fréquentes à éviter pour construire un document budgétaire cohérent et viable.

1 – Sous-estimer consciemment certaines lignes du budget

Lors de la construction du budget, le montant qui grandit face au total peut être effrayant et nous inciter parfois à vouloir à tout prix minimiser certaines lignes. On se dit “allez, un petit effort et ça va passer !”. Malheureusement, la réalité des coûts incompressibles nous rattrape souvent et se solde toujours par un dépassement du budget. Attention donc à toujours estimer vos coûts au plus proche de la réalité afin de ne pas avoir de surprise au moment du bilan, quitte à plutôt choisir de réduire l’ambition de votre projet.

2 – Oublier de valider le budget avec les parties prenantes

Avant la validation finale de votre budget, il est indispensable de penser à bien débattre de chaque ligne avec les personnes qui interviendront sur chacun des sujets. Par exemple, si vous décidez d’un montant de 4000€ de budget pour construire le décor, il est essentiel que le/la décorateur.ice soit ok avec cela, voire vous ait fourni un devis correspondant. 

Astuce : il peut être pertinent de prévoir une marge d’erreur et ainsi de valider avec cette personne un budget de 3600€ afin de vous assurer que si celle-ci dépasse un peu ce budget, alors vous êtes toujours dans votre contrainte de 4000€.

3 – Omettre la TVA

Au moment où vous construisez le budget, vous aurez besoin de savoir si la structure porteuse du projet administrativement est soumise ou non à la TVA. C’est très important car : 

  • Si elle est soumise à la TVA, alors il faut prendre en compte le montant HORS TAXES (hors TVA) des dépenses
  • Si elle n’est pas soumise à la TVA, alors il faut prendre en compte le montant TOUTES TAXES COMPRISES (avec TVA) des dépenses

Sachant que la TVA se situe généralement à 20% sur les produits achetés pour créer un spectacle, la différence peut être conséquente en cas d’erreur.

4 – Ne pas planifier chacune des dépenses

Lorsque votre budget est validé, vous obtenez une vision globale de tout ce que va coûter la création du spectacle. Le montant peut parfois paraître important mais il faut garder en tête que ce montant total ne sera pas sorti d’un coup, en une seule fois. C’est à ce moment-là qu’il sera nécessaire de construire un plan de trésorerie et intégrer chaque mois ou chaque semaine ce que vous avez prévu de dépenser afin de prévoir la trésorerie nécessaire sur votre compte bancaire.

5 – Oublier les recettes

Évidemment, quand on parle de budget, on pense souvent aux dépenses mais il y aura sans doute (et on vous le souhaite), des recettes en face ! Il est essentiel de les intégrer également au plan de trésorerie. Imaginons par exemple que votre budget total est de 30.000€ mais vous n’avez que 16.000€ à apporter au projet. Résultat : vous pouvez vous dire que vous n’arriverez jamais à aller au bout de votre projet !
En réalité, cela veut dire qu’il va vous falloir trouver 14.000€ de recettes (et au bon moment !) pour couvrir les dépenses et l’ensemble du budget.

Bon courage dans la constitution de votre budget, et n’hésitez pas à contacter Compote de Prod pour tout besoin d’accompagnement !

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