Vous vous lancez dans la création d’un spectacle. Dès lors que vous avez le budget et l’équipe, il reste encore à planifier la réalisation du projet. Mais par où commencer ? Comment s’organiser avec autant d’intervenant.e.s pour un même projet ? Nous allons vous donner quelques clés pour le faire simplement.

La règle d’or c’est : commencez par la fin !

Par la fin ? Oui, c’est ce qu’on appelle un rétroplanning. C’est une façon de planifier un projet, et d’autant plus adaptée pour un spectacle car s’il y a bien quelque chose que l’on connaît normalement : c’est la date de la première. Alors autant partir de là !

1 – Définir les grandes phases du projet

En repartant du début du projet, il faut lister l’ensemble des phases majeures de la création d’un spectacle : 

  • Ecriture (livret, musique…)
  • Conception “sur le papier” de la mise en scène
  • Conception de la scénographie, des costumes, des accessoires, des perruques…
  • Casting / Recrutement de l’équipe artistique et technique
  • Réalisation des décors, des costumes, du make-up, des perruques
  • Répétitions en studio
  • Création lumière/son/vidéo
  • Répétition en résidence dans un théâtre
  • …

Il est primordial d’estimer la durée de chacune de ces phases et lister les personnes qui vont être en charge de leur réalisation. Cette estimation doit se réfléchir avec les concerné.e.s car tout le monde doit être d’accord sur la faisabilité des jalons qui sont posés.

2 – Réaliser le planning

C’est à ce moment-là qu’on va repartir de la date de la première représentation pour créer le planning et prendre chacune des phases du projet et les répartir dans le calendrier. Attention cependant, il y a plusieurs choses à garder en tête : 

  • Certaines phases sont dépendantes les unes des autres : par exemple, vous ne pourrez peut-être pas commencer les répétitions si une première version du texte n’est pas écrite, ou bien répéter en conditions de spectacle si vous n’êtes pas accompagné.e par une équipe technique.
  • Il est prudent de prévoir des pauses entre certaines phases et ne pas tout enchaîner directement. Par exemple : éviter de prévoir la première officielle juste à la fin des répétitions. En effet, il y aura peut-être des ajustements nécessaires sur les décors par exemple entre les répétitions et la première, et il faut laisser du temps à l’équipe de s’en charger.
  • Certaines phases pourraient durer plus longtemps que prévu, il faut donc aussi prévoir un peu de contingence pour ne pas se retrouver en difficulté si une tâche non terminée met en péril le bon déroulement du projet. Les pauses prévues au point précédent peuvent également aider à ça

3 – Suivre le planning

C’est bien beau d’avoir un magnifique planning au début du projet, mais encore faut-il le respecter ! Il faut donc qu’une personne soit chargée de le suivre et de faire le lien entre toutes les équipes pour que chacun.e respecte bien les délais qui lui sont impartis. 

Il est utile de prévoir des points réguliers pour s’assurer que tout est maîtrisé. Ces points sont importants car ils permettront pour tout le monde d’échanger sur ces contraintes et surtout sur les points de contact entre les différentes équipes.

Par exemple, le créateur ou la créatrice perruque pourrait être en retard, mais c’est peut-être parce qu’iel attend une pièce de costume qui n’a pas été livrée par la personne chargée des costumes. Il faudra donc prendre des décisions pour que cela impacte le moins possible le projet au global, c’est le rôle de ces réunions.

Dans tous les cas, ce planning que vous allez construire doit être un guide, mais il n’est pas figé dans le marbre ! Il doit vivre avec le projet et évoluer au fur et à mesure de la réalité à laquelle vous serez confrontés.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez vous faire accompagner par Compote de Prod pour la production de votre spectacle !

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