Quel que soit le projet que l’on mène, il est évident que des imprévus, de toutes natures, puissent survenir. Pour vous permettre d’en anticiper ou solutionner une partie, nous avons choisi de nous concentrer dans ce nouvel article sur la gestion de cette part d’inconnue dans le cadre d’un spectacle.

En effet, créer un spectacle se fait très souvent dans des conditions financières tendues voire précaires. Ainsi, chaque imprévu peut générer de grosses perturbations dans le déroulé et la faisabilité du projet.

En outre, les équipes artistiques et techniques investissent beaucoup de passion, de convictions et d’envie dans leurs créations, et les imprévus peuvent apporter son lot de frustration qui peut être source de tension, de fragilisation d’une équipe ou d’escalade d’autres imprévus.

Voici nos conseils pour gérer tout cela au mieux !

1 – Comment gérer les imprévus financiers d’un spectacle ?

Étant donné que l’économie du spectacle vivant est particulièrement fragile, chaque dépense imprévue ou absence de financement imprévue peut avoir des impacts déterminants pour la suite du projet. Il est donc essentiel de mettre en place deux principes sans y déroger :

  • Lors de la conception du budget, que ce soit pour une création ou une exploitation, il est nécessaire de se montrer le plus juste possible dans l’estimations des dépenses. On peut avoir tendance à en minimiser certaines en se disant que “ça va passer”, mais le risque est que, confrontés à la réalité, des prévisions minimalisées mettent en péril le projet.
  • Il est indispensable de prévoir une ligne de budget pour les imprévus. Comment la quantifier ? Vous pouvez convenir d’un pourcentage du budget total, et ce pourcentage peut varier en fonction de la confiance que vous avez dans vos estimations budgétaires. Cela peut être entre 2 et 5% du budget.

Le fait de mettre en place ces deux principes vont rendre la validation d’un budget plus difficile, soit, mais d’un autre côté cela vous apportera beaucoup plus de tranquillité.

2 – Comment gérer la malchance ou les erreurs au sein même du projet ?

Quand on crée ou quand on gère un spectacle, tout peut arriver ! Voici quelques exemples d’événements que nous avons déjà traversés : 

  • Une panne ou un accident d’un véhicule qui transporte les décors
  • L’indisponibilité d’une matière première nécessaire à la réalisation d’un élément essentiel
  • L’absence d’un membre de l’équipe à un moment sensible
  • Le retard substantiel de versement d’une subvention ou aide financière
  • Et bien entendu : des erreurs humaines d’inattention, ou des quiproquos !

Pas de panique, la meilleure solution dans toutes ces situations est la COMMUNICATION.

Si votre projet a bien été organisé, vous avez nommé une personne responsable pour chaque domaine d’activité, chaque pôle du projet. Dès lors qu’un imprévu arrive dans un pôle, cette personne en charge doit au plus vite en parler aux membres de l’équipe qui pourraient en subir les conséquences pour résoudre le problème qui se présente. Organiser une réunion, un point formel ou un coup de téléphone rapide pour parler de cet imprévu va permettre de dépassionner le débat et de rechercher une solution en équipe.
Plus particulièrement lorsque la source de la problématique est une erreur humaine, il est inutile de chercher à tout prix le/la responsable. Il est beaucoup plus efficace d’analyser la source de l’erreur et de mettre en place un protocole adapté qui permettra d’éviter un événement similaire à l’avenir.

En conclusion, c’est évident que des imprévus arrivent mais pour que leur impact soit le plus faible possible, deux mots d’ordre : anticipation et communication !

N’hésitez pas à nous contacter pour tous vos projets, Compote de Prod est aussi un bureau de production et d’administration qui peut vous accompagner de manière personnalisée.

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